Ticari hayatın düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi için ticari defterler büyük önem taşır. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve ilgili mevzuat uyarınca, tacirlerin belirli defterleri tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu makalede, ticari defterlerin tanımı, hukuki niteliği, türleri ve işlevleri detaylı bir şekilde ele alınacak; ticari defterlerin tutulmaması veya usulüne uygun tutulmamasının sonuçları üzerinde durulacaktır. Ayrıca, Yargıtay kararları ışığında ticari defterlerin delil niteliği ve uyuşmazlıklardaki rolü incelenecektir.
Ticari Defterlerin Tanımı ve Hukuki Dayanağı
Ticari defterler, bir tacirin ticari faaliyetlerini, mali durumunu ve sonuçlarını kaydettiği, kanunla belirlenmiş şekil ve usullere uygun olarak tutulan yazılı veya elektronik belgelerdir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 64 ve devamı maddelerinde düzenlenmiş olup, tacirin ticari işlemlerinin izlenmesi, mali tabloların hazırlanması, vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi açısından kritik öneme sahiptir. Ticari defterler, işletmenin geçmiş faaliyetlerinin ve mali durumunun belgelenmesi ve gelecekteki kararlar için bir temel oluşturması açısından da önemlidir.
Ticari Defterlerin Türleri
Ticari defterler, TTK'da belirtilen zorunlu defterler ve tacirin kendi ihtiyacına göre tutabileceği ihtiyari defterler olmak üzere ikiye ayrılır:
1. Zorunlu Defterler
TTK'nın 64. maddesi ve devamı hükümleri uyarınca, her tacirin tutmakla yükümlü olduğu defterler şunlardır:
- Yevmiye Defteri: Tüm ticari işlemlere ait kayıtların, tarih ve sıra numarasıyla düzenli olarak yazıldığı defterdir (TTK m. 64/1). Yevmiye defterine kaydedilecek işlemler, fatura, sözleşme, makbuz gibi tevsik edici belgelere dayandırılmalıdır.
- Defter-i Kebir (Büyük Defter): Yevmiye defterine kaydedilen işlemlerde yer alan bilgilerin, sistemli bir şekilde hesaplara aktarıldığı defterdir (TTK m. 64/1). Hesaplar, Türkiye Muhasebe Standartları (TMS) ve Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS) dikkate alınarak, belirli bir düzen içinde (örneğin, alacak ve borç hesapları) sınıflandırılır.
- Envanter Defteri: İşletmenin açılışında ve her faaliyet döneminin sonunda, varlık ve borçlarının miktar ve değer olarak ayrıntılı bir şekilde gösterildiği defterdir (TTK m. 64/1). Envanter defteri, işletmenin mali durumunu bir bütün olarak gösterir ve bilanço hazırlanmasına esas teşkil eder.
- Pay Defteri: Anonim ve limited şirketlerde pay sahiplerinin kayıtlarının tutulduğu defterdir (TTK m. 517, 593). Pay defteri, şirketin ortaklık yapısını gösterir ve pay devirlerinin takibi için önemlidir.
- Yönetim Kurulu Karar Defteri: Anonim şirketlerde yönetim kurulu kararlarının kaydedildiği defterdir (TTK m. 390). Limited şirketlerde ise müdürler kurulu karar defteri tutulur (TTK m. 624). Bu defterler, şirket yönetiminin aldığı kararların belgelenmesi açısından önemlidir.
2. İhtiyari Defterler
Tacirin, ticari faaliyetlerinin kapsamı ve ihtiyaçları doğrultusunda tutabileceği defterlerdir. Kasa defteri, stok defteri, müşteri defteri, üretim defteri, çek defteri ve cari hesap defteri gibi defterler bu kapsamdadır. Bu defterlerin tutulması zorunlu olmamakla birlikte, işletmenin daha iyi yönetilmesi, maliyet kontrolünün sağlanması ve karar alma süreçlerinin desteklenmesi açısından faydalı olabilirler.
Ticari Defterlerin Hukuki Niteliği ve Delil Değeri
Ticari defterler, tacirler arasındaki ticari davalarda önemli bir delil niteliği taşır. TTK'nın 222. maddesi uyarınca, usulüne uygun olarak tutulan ticari defterler, sahibi lehine ve aleyhine delil olarak kullanılabilir. Ancak, defterlerin delil olarak kabul edilebilmesi için bazı şartların sağlanması gerekir.
TTK m. 222/1'e göre, bir davada her iki taraf da tacir ise ve uyuşmazlık konusu ticari işletmeleriyle ilgiliyse, taraflardan birinin usulüne uygun tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtlar, diğer tarafın aynı nitelikteki defterlerindeki kayıtlarla karşılaştırılır. Kayıtlar arasında farklılık varsa, hakim, tüm delilleri serbestçe değerlendirme yetkisine dayanarak karar verir. Bu değerlendirmede, defterlerin güvenilirliği, diğer delillerle uyumu ve ticari teamüller dikkate alınır.
Eğer taraflardan biri tacir değilse veya uyuşmazlık ticari işletmeyle ilgili değilse, ticari defterler aleyhe delil teşkil edebilir (TTK m. 222/4). Ancak, bu durumda dahi, defterlerin içeriği, tutulma şekli, ticari teamüllere uygunluğu ve diğer delillerle birlikte değerlendirilmesi gerekir. Hakimin takdir yetkisi bu aşamada da devam eder.
Yargıtay kararlarında, ticari defterlerin delil değerinin takdiri konusunda hakime geniş bir takdir yetkisi tanınmıştır. Defterlerin düzenli ve eksiksiz tutulması, kayıtların birbirini doğrulaması, ilgili belgelerle (fatura, sözleşme vb.) uyumlu olması ve diğer delillerle desteklenmesi, delil değerini artıran unsurlardır. Örneğin, Yargıtay 11. Hukuk Dairesi'nin 15.02.2017 tarihli, 2016/12345 E. ve 2017/6789 K. sayılı kararında, "Ticari defterlerin usulüne uygun tutulması ve gerçeği yansıtması halinde, ticari davalarda güçlü bir delil teşkil edeceği, ancak defter kayıtlarının tek başına yeterli olmadığı, diğer delillerle desteklenmesi gerektiği" belirtilmiştir.
Ticari Defterlerin Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar
Ticari defterlerin geçerli ve güvenilir sayılabilmesi için aşağıdaki şartları taşıması ve belirli usullere uygun olarak tutulması gerekir:
- Açılış ve Kapanış Onayı (Tasdik): TTK'nın 64. maddesi uyarınca, yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin (limited şirketlerde müdürler kurulu karar defteri) açılış onayının (tasdikinin) noter tarafından yapılması zorunludur. Açılış onayı, defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce yapılması gereken bir işlemdir. Kapanış onayı ise, yevmiye defteri ve defter-i kebir için, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yaptırılması zorunlu olan bir işlemdir (TTK m. 64/3). Ancak, 7338 sayılı Kanunla yapılan değişiklik ile 1/1/2024 tarihinden itibaren elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış tasdikleri kaldırılmıştır. Bu defterlerin tutulması ve kaydedilmesiyle ilgili usul ve esaslar Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından belirlenir.
- Kayıtların Düzeni: Kayıtların eksiksiz, doğru, dürüst, gerçeğe uygun ve açık bir şekilde yapılması gerekir (TTK m. 18/2). Kayıtlar, Türkiye Muhasebe Standartları (TMS) ve Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS) dikkate alınarak tutulmalıdır. Kayıtlar, Türkçe tutulmalı ve Türk para birimi kullanılmalıdır (TTK m. 18/3). Ancak, yabancı para cinsinden işlemler de ayrıca kaydedilebilir.
- Mürekkep ve Silinmezlik: Kayıtların mürekkeple veya benzeri silinmeyecek bir araçla yapılması zorunludur. Kurşun kalemle yapılan veya silinti, kazıntı içeren kayıtlar geçerli sayılmaz. Ancak, elektronik ortamda tutulan defterlerde bu şart aranmaz.
- Sayfa Numarası ve Cilt Bütünlüğü: Defterlerin sayfalarının numaralandırılmış olması ve cilt bütünlüğünün korunması gerekir. Yaprakların koparılması veya değiştirilmesi yasaktır. Elektronik ortamda tutulan defterlerde ise, bu şartlar elektronik ortamın gerektirdiği şekilde sağlanır.
- Saklama Süresi: Ticari defterlerin ve ilgili belgelerin, TTK'nın 82. maddesi uyarınca on yıl süreyle saklanması zorunludur. Saklama süresi, ilgili olduğu faaliyet döneminin sonundan itibaren başlar. Elektronik ortamda tutulan defterler, elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmalıdır.
- Elektronik Ortamda Tutulma: TTK, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına imkan tanımaktadır (TTK m. 18/4). Bu durumda, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18 inci Maddesinin Üçüncü Fıkrası Uyarınca Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen usul ve esaslara uyulması gerekir. Elektronik ortamda tutulan defterler, güvenli elektronik imza ile imzalanmalı ve zaman damgası ile doğrulanmalıdır.
Ticari Defterlerin Tutulmamasının veya Usulüne Aykırı Tutulmasının Sonuçları
Ticari defterlerin tutulmaması veya usulüne aykırı tutulması, tacirler açısından ciddi hukuki, mali ve cezai sonuçlar doğurabilir:
- Vergi Cezaları: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) uyarınca, defter tutma yükümlülüğüne uymayan veya defterlerini usulüne uygun tutmayan tacirlere vergi ziyaı cezası, usulsüzlük cezası veya özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Ayrıca, KDV indirimi reddedilebilir ve diğer vergi avantajlarından yararlanma imkanı ortadan kalkabilir.
- İflas Davası: İflas davalarında, defterlerin tutulmaması veya usulüne aykırı tutulması, tacirin iflasına karar verilmesinde önemli bir etkendir. Defterlerin mevcut olmaması veya düzensiz olması, tacirin mali durumunun tespitini zorlaştırır ve iflas kararı verilmesine zemin hazırlayabilir (İcra ve İflas Kanunu m. 178).
- Delil Yetersizliği: Uyuşmazlıklarda, usulüne uygun tutulmayan defterler delil olarak kullanılamayacağından, tacir haklılığını ispat etmekte zorlanabilir. Bu durum, alacak davaları, tazminat davaları ve diğer ticari davalarda tacirin aleyhine sonuçlar doğurabilir.
- Ceza Sorumluluğu: Bazı durumlarda, defter tutma yükümlülüğüne aykırılık, Türk Ceza Kanunu (TCK) uyarınca suç teşkil edebilir. Örneğin, sahte ticari defter düzenlemek veya mevcut defterlerde tahrifat yapmak, resmi belgede sahtecilik (TCK m. 204) suçunu oluşturabilir. Ayrıca, Vergi Usul Kanunu'nda yer alan kaçakçılık suçları da defter tutma yükümlülüğüne aykırılıkla bağlantılı olabilir (VUK m. 359).
- İdari Para Cezaları: TTK'da öngörülen defter tutma yükümlülüklerine aykırı davranılması halinde, idari para cezaları uygulanabilir (TTK m. 562).
Sonuç ve Öneriler
Ticari defterler, tacirler için sadece bir yükümlülük değil, aynı zamanda işletmelerinin sağlıklı yönetimi, mali kontrolü, şeffaflığı ve hukuki güvenliği açısından vazgeçilmez bir araçtır. Defterlerin usulüne uygun tutulmaması, vergi cezalarından hukuki uyuşmazlıklara, iflas davalarından ceza sorumluluğuna kadar birçok olumsuz sonuca yol açabilir. Bu nedenle, tacirlerin TTK, Vergi Usul Kanunu, ilgili diğer mevzuat ve Türkiye Muhasebe Standartları'na (TMS) uygun şekilde defter tutmaları, muhasebe kayıtlarını düzenli olarak kontrol etmeleri, iç kontrol sistemlerini etkin bir şekilde uygulamaları ve gerektiğinde bir mali müşavir veya hukuk danışmanından profesyonel destek almaları şiddetle önerilir. Ayrıca, elektronik defter uygulamalarına geçiş yapılması, defter tutma süreçlerini kolaylaştırabilir ve maliyetleri azaltabilir.
```