Sermaye Artırımı Kararlarında Genel Kurul Usulünde En Sık Karşılaştığımız 7 Hata

Büromuzda son iki yılda önümüze gelen limited ve anonim şirket dosyalarının önemli bir kısmı, sermaye artırımı kararlarının genel kurul aşamasında usulüne uygun alınmamasından kaynaklanan uyuşmazlıklara dayanıyor. Bu dosyaların çoğunda mesele, artırımın esası değil; çağrı, gündem, nisap ve tescil halkalarındaki usul hataları. Aşağıda uygulamada tekrar tekrar karşılaştığımız yedi hatayı, dosyalardaki tipik görünümleriyle paylaşıyoruz. Amacımız, karar almadan önce süreci yürütenlerin ve ortakların bu noktalarda erken önlem almasını sağlamak.

1. Gündemin belirsizliği: “Sermaye artırımı” başlığının arkasına gizlenen kararlar

En sık gördüğümüz hata, gündem maddesinin yalnızca “sermaye artırımı” şeklinde yazılması, ancak toplantıda rüçhan hakkının kısıtlanması, ayni sermaye kabulü veya artırımın belirli bir ortağa tahsisi gibi ek kararlar alınması. Uygulamada bu durum, toplantıya katılan ortağın hangi karara hangi bilgiyle onay verdiğini tartışmalı hale getiriyor; sonradan açılan iptal davalarında ilk incelenen konu gündem başlığı oluyor. Genel kurul çağrısında artırımın tutarı, kaynağı (iç kaynak/nakit/ayni) ve rüçhan hakkının kullanımına ilişkin çerçevenin ayrı ayrı yazılması, dosyada en çok işe yarayan önlem.

2. Çağrının usulüne uygun yapılmaması ve toplantı-karar tarihlerinin iç içe geçmesi

Limited şirketlerde ortaklar kurulu kararı niteliğindeki artırım kararlarında, anonim şirketlerde ise genel kurul çağrısında, toplantı ve karar sürecinin usulüne uygun yürütülmemesi sık tekrarlanan bir sorun. Özellikle çağrı ilanının süresinden önce veya gündem eklenmeksizin yapıldığı, bazı ortaklara çağrının hiç ulaşmadığı dosyalarla karşılaşıyoruz. Bir başka tipik görünüm: toplantı tutanağının tarihi ile karar defterindeki kayıt tarihinin tutmaması, çağrı belgelerinin toplantı sonrası düzenlenmiş gibi görünmesi. Bu tür usul sakatlıkları, sonradan artırımın iptali taleplerinde doğrudan gündeme geliyor.

3. Nisap hesabının yanlış yapılması ve imza eksiklikleri

Anonim şirketlerde esas sözleşmede ağırlaştırılmış nisap öngörülmüşse bunun gözden kaçırılması; limited şirketlerde ise sermaye artırımı kararının hangi çoğunlukla alınacağının karıştırılması, dosyalarda sık gördüğümüz hatalar arasında. Bunun yanında toplantı tutanağında hazır bulunanlar listesinin eksik tutulması, vekâletname ile temsil edilen ortağın vekâletnamesinin tarih veya kapsam itibarıyla yetersiz olması, kararın geçerliliğini tartışmalı hale getiriyor. Uygulamada imza eksikliği nedeniyle karar defterindeki kaydın tek başına ispat gücünün zayıfladığı dosyalar az değil.

4. Rüçhan hakkının kullanımına ilişkin süre ve usulün karara bağlanmaması

Sermaye artırımı kararında rüçhan hakkının kullanım süresi, kullanım şekli ve kullanılmayan payların akıbetinin açıkça düzenlenmemesi, sonradan ortaklar arasında ciddi uyuşmazlıklara yol açıyor. Özellikle nakdi artırımlarda ödeme takviminin belirsiz bırakılması, bir ortağın süresinde ödeme yapmaması halinde temerrüt sonuçlarının ne olacağının kararda yer almaması, uygulamada en çok tartışılan noktalardan. Rüçhan hakkının kısıtlanması düşünülüyorsa, bunun gerekçesinin ve hangi ortağın hangi payı alacağının kararda somutlaştırılması gerekiyor; aksi halde eşit işlem ilkesine aykırılık iddiası güçleniyor.

5. Ayni sermaye taahhütlerinde değerleme ve teslim sırasının karıştırılması

Ayni sermaye ile artırım yapılan dosyalarda, taahhüt edilen malvarlığının değerinin usulüne uygun tespit edilmemesi, değerleme raporunun karardan sonra düzenlenmesi veya ayni sermayenin tescil öncesinde şirkete fiilen teslim edilmemesi sık rastladığımız hatalar. Uygulamada tescil aşamasında eksiklik olarak karşımıza çıkan bu noktalar, sonradan ortaklar arasında “taahhüt yerine getirilmedi” iddiasıyla açılan davalara da zemin hazırlıyor. Ayni sermayenin niteliği, değeri ve teslimine ilişkin belgelerin karar tarihinden önce hazırlanmış olması, süreci büyük ölçüde rahatlatıyor.

6. Esas sözleşme değişikliğinin artırımla birlikte yönetilmemesi

Sermaye artırımı çoğu zaman esas sözleşmede sermaye maddesinin değişmesini de gerektiriyor. Dosyalarda gördüğümüz tipik hata, artırım kararının alınmasına rağmen esas sözleşme tadil metninin genel kurulda ayrıca ve usulüne uygun kabul edilmemesi veya tadil metninin karar tutanağına eklenmemesi. Bu eksiklik, tescil aşamasında geri çevirme nedeni olabildiği gibi, sonradan ortaklık yapısının hangi metne göre şekillendiği tartışmasını da doğuruyor. Artırım kararı ile tadil metninin aynı toplantıda, aynı gündem maddesi altında ve tutanağa ekli olarak yönetilmesi, büromuzda ısrarla önerdiğimiz yöntem.

7. Tescil ve ilan sürecinin karar sonrasına bırakılması

Son ve belki de en yaygın hata, kararın alınmasıyla işin bittiği varsayımı. Uygulamada artırımın ticaret siciline tescil ve ilan edilmemesi, tescil için gereken belgelerin (karar tutanağı, tadil metni, ödeme belgeleri, ayni sermaye varsa değerleme ve teslim belgeleri) eksik sunulması, süreçte gecikmelere ve ortaklar arasında “artırım gerçekleşmedi mi” tartışmasına yol açıyor. Nakdi sermayenin banka nezdinde açılacak özel hesaba yatırılması ve bu tutanakların tescil dosyasına eklenmesi, sonradan doğabilecek itirazların önünü kesiyor. Tescilden sonraki ilan ve pay defterine işleme adımlarının da atlanmaması gerekiyor.

Uygulamada ne yapıyoruz?

Büromuzda sermaye artırımı süreçlerinde izlediğimiz yöntem, karar almadan önce kısa bir “usul kontrol listesi” oluşturmak: gündem maddelerinin ayrı ayrı yazılması, çağrı ve toplantı tarihlerinin belgelenmesi, nisap hesabının esas sözleşmeyle birlikte doğrulanması, rüçhan hakkına ilişkin süre ve usulün karara yazılması, ayni sermaye varsa değerleme ve teslim belgelerinin karar tarihinden önce hazırlanması, tadil metninin tutanağa eklenmesi ve tescil dosyasının eksiksiz oluşturulması. Bu adımlar, artırımın esasına ilişkin tartışmaları ortadan kaldırmasa da usul kaynaklı iptal ve uyuşmazlık riskini önemli ölçüde azaltıyor.

Somut dosyalarda gördüğümüz şu: sermaye artırımı kararları, alındığı gün değil; çağrı, nisap, rüçhan hakkı ve tescil halkaları birlikte düşünüldüğünde sağlam kalıyor. Ortağın rüçhan hakkını kullanıp kullanmayacağı, ayni sermayenin teslim zamanı ve tadil metninin tutanağa eklenmesi gibi ayrıntılar, sonradan açılan davalarda dosyanın kaderini belirleyen noktalar haline geliyor. Bu nedenle artırım kararı almadan önce süreci bir bütün olarak gözden geçirmenizi, tereddüt halinde usul adımlarını belgeleyerek ilerlemenizi öneriyoruz.