Şirketler ve ticaret hukuku dosyalarında müvekkillerimizin en çok zorlandığı nokta, kural olarak mevzuatın lafzı değil; sürecin işleyişindeki öngörülemezliktir. Özellikle limited şirket pay devirlerinde ve anonim şirket genel kurul kararlarının geçerliliğinde, tarafların ticaret sicil müdürlükleri ile yaşadığı uyum sorunları, dava aşamasına taşınmadan önce çözülebilecek basit meselelerin içinden çıkılmaz birer uyuşmazlığa dönüşmesine yol açıyor. Bu yazıda, büromuzun son dönemde takip ettiği dosyalardan derlediğimiz ve uygulamada en sık karşılaştığımız tipik hataları, somut süreçler üzerinden ele alacağız.

1. Pay Devrinde "Tescil" ve "İmza" Sıralamasının Göz Ardı Edilmesi

Limited şirketlerde pay devri, Türk Ticaret Kanunu'nun 595. maddesi gereği noter onaylı sözleşme ile yapılır ve şirket genel kurulunun onayı ile geçerlilik kazanır. Ancak uygulamada sık gördüğümüz hata, tarafların noter onayını aldıktan sonra genel kurul kararını beklemeden ticaret siciline başvurmasıdır. Ticaret sicil müdürlükleri, genel kurul onayına ilişkin kararın aslını veya onaylı örneğini istemekte; bu belge sunulmadan yapılan başvurular iade edilmektedir.

Daha kritik bir sorun ise devralan tarafın, devir sözleşmesindeki imzasının noter huzurunda atılmamasıdır. TTK m. 595/2'ye göre devir sözleşmesindeki imzaların noter tarafından onaylanması zorunludur. Müvekkillerimiz bazen tarafların kendi aralarında imzaladığı, ancak noter onayı bulunmayan bir sözleşmeyle sicile başvuruyor. Bu durumda müdürlük, eksikliğin giderilmesi için süre veriyor; ancak bu süre içinde taraflardan biri cayarsa, devir sözleşmesinin geçersizliği gündeme geliyor. Bu aşamada yaşanan anlaşmazlıklar, çoğu zaman tazminat davasına dönüşüyor ve müvekkilimizin elinde noter onaylı bir sözleşme olmadığı için ispat güçlüğü yaşanıyor.

2. Genel Kurul Toplantılarında Çağrı Usulüne Uyulmaması

Anonim şirketlerde genel kurul çağrısının, TTK'nın 414. maddesi uyarınca şirket merkezinin bulunduğu yer için belirlenmiş ticaret sicili gazetesinde ve şirket internet sitesinde yapılması gerekiyor. Uygulamada sık karşılaştığımız hata, çağrının yalnızca taahhütlü mektupla veya e-posta ile yapılmasıdır. Bu usul eksikliği, alınan tüm genel kurul kararlarının iptali için geçerli bir sebep oluşturur. Özellikle azınlık pay sahiplerinin, çağrı yapılmadığı veya eksik yapıldığı gerekçesiyle açtığı iptal davalarında, mahkeme öncelikle çağrı usulünü denetlemektedir.

Bir diğer dikkat çeken nokta, toplantıya katılım için aranan yetersayıların hesaplanmasında yaşanan karışıklıktır. TTK m. 418'e göre toplantıda hazır bulunması gereken asgari pay miktarı, esas sözleşmede ağırlaştırıcı bir hüküm yoksa, sermayenin dörtte biridir. Ancak birçok şirket, bu oranı yanlış hesaplayarak toplantıyı geçersiz şekilde icra ediyor. Özellikle birden fazla pay grubunun bulunduğu şirketlerde, her grubun kendi içinde ayrı ayrı yetersayıya tabi olup olmadığı tartışması, mahkeme kararlarına konu olmaktadır. Bu hesaplamaların dava aşamasına kalmadan, toplantı öncesinde hukuki danışmanlık alınarak yapılması, ileride doğabilecek iptal risklerini önemli ölçüde azaltacaktır.

3. Ticaret Sicili Müdürlükleri ile Yazışma Usulünde Yapılan Hatalar

Son dönemde ticaret sicili müdürlüklerinin, başvuruların incelenmesinde daha titiz davrandığını gözlemliyoruz. Özellikle şirket merkez adresinin değişikliğinde, taşınmazın kira sözleşmesinin veya tapu kaydının sunulması zorunluluğu getirilmiş durumda. Müvekkillerimiz, bu belgeleri sunmadan yaptıkları başvurularda, müdürlüğün eksiklik kararı ile karşılaşıyor. Bu durum, şirketin faaliyetlerini durdurabilecek nitelikte bir gecikmeye yol açabiliyor. Özellikle ihale süreçlerine katılan şirketler için, adres değişikliğinin tescil edilmemesi, ihaleye katılımda değerlendirme dışı kalma riski doğuruyor.

Bunun yanı sıra, müdürlüklerin istediği belgelerin aslını mı yoksa onaylı örneğini mi sunmanız gerektiği konusunda da sıkça tereddüt yaşanıyor. Uygulamada, müdürlüklerin kendi iç yazışmalarında farklı uygulamalar olabiliyor. Bu nedenle, başvuru öncesinde ilgili müdürlükle telefonla veya e-posta ile iletişime geçilerek teyit alınması, dosyanın gereksiz yere iade edilmesini önlemektedir. Bu basit adım, büromuzda dosya takibinde uyguladığımız ve müvekkillerimizin iş sürekliliğini koruyan bir yöntemdir.

4. Esas Sözleşme Değişikliklerinde Toplantı ve Tescil Sürecinin Koordinasyonu

Esas sözleşme değişikliği, genel kurulda kabul edilen kararın ticaret siciline tescil edilmesiyle hüküm ifade eder. Ancak uygulamada, değişikliğin tescili için gerekli olan "yeni esas sözleşme metni"nin, genel kurul toplantısında aynen kabul edilmiş olması gerektiği sıklıkla gözden kaçırılıyor. Müvekkillerimiz bazen genel kurulda yalnızca değişiklik maddelerini oyluyor, ancak tüm metni içeren yeni esas sözleşmeyi ayrıca onaylamıyor. Bu durumda, müdürlük, genel kurul kararında yer almayan bir metni tescil edemeyeceğini belirterek başvuruyu reddediyor. Bu red kararı, şirketin ana sözleşmesinin güncellenmesini aylarca geciktirebiliyor.

Özellikle sermaye artırımı süreçlerinde, esas sözleşmenin "Sermaye" başlıklı maddesinin değiştirilmesi ile birlikte, artırılan payların taahhüt edilmesi ve ödenmesi gerekiyor. Bu süreçte, ödeme belgelerinin bankadan alınan dekontların ibrazı, müdürlüklerin en çok üzerinde durduğu konulardan biri. Dekontlarda, şirketin adının ve "sermaye taahhüt ödemesi" açıklamasının yer alması gerekiyor. Aksi takdirde, ödemenin şirket hesabına yatırılmış olmasına rağmen, müdürlük ödemeyi kabul etmeyebiliyor. Bu tür basit eksiklikler, şirketin nakit akışını planladığı bir dönemde, artırımın tescilini geciktirerek yatırımcıların güvenini sarsabiliyor.

5. Müvekkil Talimatlarının Yazılı Alınmaması ve Vekaletnamedeki Yetki Sınırları

Şirketler hukuku pratiğinde, müvekkil ile avukat arasındaki iletişimin yazılı olmaması, ciddi uyuşmazlıkların kaynağını oluşturuyor. Özellikle genel kurul toplantılarında oy kullanma, pay devri sözleşmesinin imzalanması veya şirket yetkililerinin atanması gibi konularda, müvekkilin sözlü talimatı ile hareket edilmesi, sonradan "ben böyle bir talimat vermedim" itirazlarına yol açabiliyor. Bu durum, hem avukat ile müvekkil arasındaki güven ilişkisini zedeliyor hem de yapılan işlemin geçerliliğini tartışmalı hale getiriyor.

Vekaletnamedeki yetki sınırlarının da dikkatle incelenmesi gerekiyor. Özellikle limited şirket pay devrinde, vekilin "şirket hissesini devretme" yetkisinin açıkça vekaletnamede yer alması zorunludur. Genel yetki içeren bir vekaletname ile pay devri yapılması, noterler tarafından kabul edilmemektedir. Müvekkillerimiz, bu durumu öğrendiklerinde, vekaletnamenin yeniden düzenlenmesi için ek süre ve maliyetle karşılaşıyor. Bu nedenle, şirket işlemleri için düzenlenecek vekaletnamelerin, işlem türüne özel olarak hazırlanmasını ve yetki sınırlarının açıkça belirtilmesini öneriyoruz.

Sonuç Olarak

Şirketler ve ticaret hukuku alanında karşılaştığımız sorunların büyük bir kısmı, mevzuatın bilinmemesinden değil; süreçlerin birbiriyle koordine edilmemesinden kaynaklanıyor. Ticaret sicili müdürlüklerinin uygulamaları, genel kurul kararlarının alınma usulü ve vekaletname düzenlemeleri gibi konular, dava açılmadan önce profesyonel bir hukuki danışmanlıkla çözülebilecek niteliktedir. Büromuz, bu süreçlerin her aşamasında müvekkillerine rehberlik ederek, olası uyuşmazlıkların doğmadan önlenmesine katkı sağlamaktadır. Unutulmamalıdır ki, ticaret hukukunda önleyici hukuk, dava takibinden çok daha az maliyetli ve çok daha hızlı sonuç veren bir yaklaşımdır.